初次接触域名信息备案系统，不少人会把它和域名注册当成一件事。二者完全不同。域名注册商管控域名归属、解析指向，备案系统负责判定这个域名能不能在国内服务器合法搭建网站。两套独立体系，账号并不互通。
这套系统全称ICP/IP地址/域名信息备案管理系统，由工信部搭建运营。网站开办者、接入服务商、各地通信管理局都在平台内办理业务。网站上线前，要经由接入服务商提交备案申请，接入商初审之后转交管局审核。审核通过发放备案号，网站页面底部必须展示备案号。审核不通过，就算域名解析到国内服务器，站点也无法正常访问。
这套系统首要作用，是给网站提供可核验身份。普通访客看见网站底部备案号，可以进入系统输入域名或者备案号，核验主办单位、备案时间、接入服务商等信息。查询不到记录，或是主体信息和网站宣传不符，网站风险偏高。和陌生企业合作前查询备案，已经是很多人的习惯。
监管部门依靠这套系统完成追溯。网站出现违规内容、诈骗、售卖违禁商品等问题，依托备案记录，能够定位网站开办主体、服务器机房、接入服务商。缺少这套备案信息，追查成本会大幅上升。备案记录相当于给网站留存可追溯到真实主体的线索。
接入服务商也依赖这套系统。开通服务器之前，接入商要核验域名备案状态。未备案域名解析至国内服务器，按规定禁止对外访问。接入商在系统提交核验材料，管局审核完成，客户网站才允许正式上线。部分接入商会定期复查存量备案，发现信息变更未更新、无法联系网站主办人，备案存在被注销风险。
备案系统同样处理变更、注销业务。企业搬迁、法人更换、域名不再续费、服务器更换机房，这类情况都要在系统提交变更或者注销操作。不及时处理，备案会被管局清理。域名过期之后备案信息没有注销，别人注册该域名，旧备案记录存在被冒用的风险。域名停用，备案也需要同步注销。
公众查询是系统高频使用功能。输入备案号核验主体资质，同时查看这个主体名下其他备案域名。备案号格式类似京ICP备xxxxxxx号，末尾附带数字。检索支持域名或者备案号两种方式。部分网站底部只放置备案号不标注域名，仅凭备案号也能查到对应资料。
备案系统不负责域名注册，也不管理DNS解析。域名售价、转移权限、续费涨价，这些事项归属注册商。备案系统只核查域名是否搭建网站、服务器部署位置、网站负责人。两套业务规则不一样，一个属于商业服务，一个属于行政管理。
有人认为备案一次永久生效，这个想法不对。备案资料必须真实有效，信息变动就要更新。管局会随机抽查，接入商同步核验。资料虚假或是联系不上主体，备案会被注销。注销后网站无法访问，需要重新走完备案流程。备案不是一次性操作，后续信息维护同样关键。
普通用户使用这个系统，主要用来查询核验；网站开办者，备案是上线前置步骤；监管机构把它当作互联网基础数据库。三类角色依托这套系统完成各自需求，也是系统持续运行的原因。它没法解决全部网络问题，但至少让网站主体、部署位置、接入服务商信息可以被查询核验。