工信部ICP备案管理系统完整名称为ICP/IP地址/域名信息备案管理系统，官方访问地址是beian.miit.gov.cn，国内唯一正规备案提交与查询入口。不少人搜索工信部备案时误点第三方站点，这类网站不是官方渠道，数据同步存在延迟，认准这个域名访问。
系统内置多个功能模块，普通人使用最多的是ICP备案查询。进入页面之后提供三种查询途径：备案号检索、域名检索、单位名称检索。持有备案号直接填写备案号，知晓域名就输入域名，查询一家企业名下全部备案网站，填写企业全称。提交前需要完成滑块人机验证，拖动滑块校验后点击查询，页面返回主办单位名称、备案号、网站名称、审核通过时间、接入服务商等信息。使用域名查询时，填写一级域名如example.com，不要填入www.example.com这类带前缀的二级域名，系统识别对象仅为主域名。
查询无返回结果的情况很常见，不直接等同于域名没有备案。有可能刚完成备案，公共查询库数据尚未同步，管局审核通过后，一般需要一到两天更新数据。也可能输入内容带有多余空格或者中文标点，切换英文输入法重新提交。还有一种情形，域名曾经备案成功，后续备案被注销，系统无留存记录，这种情况只能重新发起备案申请。
企业备案依旧在这套系统内操作，但是提交路径不一样。企业不能直接在工信部系统填写表单提交资料，需要经由接入服务商企业侧系统代为上报。阿里云、腾讯云、华为云等云服务商都拥有独立备案控制台，登录填写资料，服务商初审完成之后再提交至管局。备案所需材料较多，营业执照副本扫描件为必备材料，执照需要处于有效期，部分省份要求执照剩余有效期不少于六个月。法人身份证正反面材料也要上传，如果网站负责人不是法人，额外准备授权委托书和网站负责人身份证。域名证书、服务器租用协议也有可能被要求提交，具体要求由各省通信管理局制定。
填写主体信息有多处容易出错。主办单位名称必须和营业执照登记名称完全一致，不能使用简称、别称。证件号码填写统一社会信用代码，不要填写旧注册号。通讯地址写到门牌号，营业执照地址只标注XX路XX号，没有房间编号，可以在备注注明该地址已是可提供最详细地址。负责人手机号必须填写真实、可接通号码，审核阶段管局可能电话核验，无法接通会驳回备案申请。
短信核验属于备案固定流程，很多首次备案用户不清楚这个环节。接入商初审通过之后，工信部向负责人手机发送短信，附带六位验证码。收到短信需要二十四小时内登录备案系统短信核验页面，填入验证码、手机号、证件号码后六位提交。证件号末尾包含括号这类符号，符号计入后六位，举例身份证末尾为123456(7)，后六位就是456(7)。核验通过，备案申请才正式推送管局终审。超时没有完成核验，申请退回接入商，需要重新提交，拉长整体周期。
管局审核法定时限为二十个工作日，各省实际审核速度差距明显。广东、浙江备案业务量大，审核周期通常十二到十七个工作日，上海、北京相对更快，十到十三个工作日完成。接入商初审耗时一到两个工作日，叠加短信核验与管局终审，流程顺利两到三周拿到备案号。审核期间网站禁止绑定域名对外访问，属于硬性规定，提前依靠IP或者临时域名调试站点，备案完成再解析域名。
备案审核通过之后，网站底部放置备案号，格式是省份简称+ICP备+编号，例如京ICP备12345678号，备案号需要跳转链接指向beian.miit.gov.cn。未放置备案号或是链接设置错误，管局抽查会下发整改通知。另外ICP备案完成三十天以内，前往全国互联网安全管理服务平台办理公安联网备案，这是独立系统，两项备案全部办结才算完整。
2026年各省市管局持续清理空壳备案，空壳指备案记录存在，但网站无法访问或者域名过期失效。北京、上海、四川、吉林等省份每月公示空壳备案名单，公示周期一周，到期没有整改直接注销备案号。名下有不再使用的域名或者网站，主动联系接入商办理注销，不要等待系统清理，被注销的记录会影响后续备案申请。